Brunch: Actividad #1.

 

Wilberto Sánchez

 Brunch: Actividad #1.

Para llevar a cabo de manera exitosa la actividad del brunch, el grupo se subdividió en diferentes departamentos. Mi persona formo parte del departamento para la recepción de invitados, teniendo algo de experiencia gracias a mi trabajo, pude dar algunos puntos importantes para llevar a cabo esta tarea.

El protocolo para la recepción de invitados en un evento es fundamental para garantizar que todo transcurra de manera ordenada y respetuosa. Aquí te detallo los aspectos clave a considerar:

1. Planificación Previa:

• Lista de Invitados: Crear una lista detallada con los nombres y títulos de los invitados.
• Invitaciones: Enviar las invitaciones con suficiente antelación, incluyendo detalles sobre el lugar, fecha y hora.

2. Recepción:

• Ubicación de la Recepción: Designar un área específica donde los invitados serán recibidos.
• Personal de Recepción: Tener un equipo encargado de recibir a los invitados, que debe estar debidamente informado sobre el protocolo y la lista de invitados.

3. Saludo y Presentación:

• Saludo Formal: Saludar a los invitados con un apretón de manos y usando sus títulos adecuados.
• Presentaciones: Presentar a los invitados entre sí según su rango o jerarquía, comenzando por la persona de mayor rango.

4. Asientos:

• Orden de Precedencia: Organizar los asientos respetando el orden de precedencia, colocando a las personas más importantes en lugares destacados.
• Etiquetas de Asiento: Considerar el uso de tarjetas con los nombres de los invitados en sus respectivos asientos.

5. Hospitalidad:

• Recepción de Comidas y Bebidas: Asegurarse de que haya personal disponible para ofrecer comida y bebida a los invitados desde su llegada.
• Atención a Necesidades: Estar atento a las necesidades especiales de los invitados, como dietas o accesibilidad.

6. Desarrollo del Evento:

• Agenda Claramente Definida: Proporcionar un itinerario del evento, incluyendo los momentos clave y los oradores.
• Manejo de Discursos: Asegurarse de que las personas que van a hablar estén debidamente presentadas y que el protocolo de discurso se siga.

7. Cierre del Evento:

• Despedida: Agradecer a los invitados por su asistencia al finalizar el evento.
• Seguimiento: Considerar un agradecimiento posterior, como una carta o un correo electrónico, para mantener buenas relaciones.

Protocolo y Etiqueta  

BRUNCH 

(Evento #1)

Distribución de Equipos y Personas del Brunch

1. Project Management (1 persona)

Responsable: El Project Manager supervisará el avance de todos los equipos y coordinará cualquier ajuste necesario.

 ○ Tareas:

 ■ Supervisar asignación de tareas.

 ■ Coordinar tiempos y entregas.

 ■ Revisar progresos y ajustar actividades según necesidades.

 ■ Estar disponible durante todo el evento.

2. Organización de Mesas y Sillas (5 personas)

Descripción: Encargados de la disposición y organización del mobiliario en el salón.

 ○ Subtareas:

 ■ Diseñar plano del salón.

 ■ Montaje inicial de mesas y sillas.

 ■ Supervisión de disposición.

 ■ Revisión y ajustes finales antes del evento.

3. Creatividad (5 personas)

Descripción: Responsable de la creación del diseño de invitaciones, posters, videos y decoración del salón.

 ○ Subtareas:

 ■ Diseñar invitaciones y póster.

 ■ Crear un video de presentación sencillo.

 ■ Comprar y montar decoración.

 ■ Supervisar la estética final.

4. Colocación de Nombres (2 personas)

Descripción: Encargados de diseñar, imprimir y distribuir las tarjetas con los nombres de los asistentes en las mesas.

 ○ Subtareas:

 ■ Diseñar y personalizar tarjetas.

 ■ Imprimir, recortar y distribuir en las mesas.

5. Recepción (4 personas)

Descripción: Encargados de recibir a los invitados, guiarlos a sus mesas y asegurarse de que todo fluya durante el evento.

○ Subtareas:

 ■ Organizar y recibir a los invitados.

 ■ Guiar a los asistentes a sus mesas.

 ■ Estar disponibles para responder preguntas y ayudar.

6. Compras (3 personas)

Descripción: Se encargan de comprar todos los alimentos, bebidas, cubiertos y materiales necesarios para el evento.

○ Subtareas:

 ■ Crear lista de compras.

 ■ Dividirse para comprar alimentos, bebidas y cubiertos.

 ■ Asegurar que todo lo comprado esté en el lugar adecuado.

7. Cubiertos y Vajilla (3 personas)

Descripción: Responsable de la revisión, conteo y distribución de los cubiertos en cada mesa.

○ Subtareas:

 ■ Revisar el inventario de cubiertos.

 ■ Contar y organizar los utensilios para cada mesa.

 ■ Colocar los cubiertos en las mesas asignadas.

8. Equipo de Alimentos y Bebidas (3 personas)

Descripción: Encargados de organizar y preparar las estaciones de comida y bebida para el evento.

○ Subtareas:

 ■ Montaje de estaciones de comida y bebida.

 ■ Supervisar que las comidas estén listas y bien presentadas.

 ■ Repartir las bebidas durante el evento.

9. Perfilaxis y Contingencia (2 personas)

Descripción: Encargados de prever y resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el evento.

○ Subtareas:

 ■ Preparar kits de emergencia.

 ■ Identificar posibles contingencias.

 ■ Estar disponibles para resolver problemas en el momento.

Explicación de los números por equipos:

● Project Management: 1 persona es suficiente para supervisar todo el proceso, ya que puede coordinar y revisar los avances sin estar sobrecargado.

● Organización de Mesas y Sillas: 5 personas se ocupan del montaje físico y la disposición de mesas y sillas, lo cual requiere tiempo y coordinación.

● Creatividad: 5 personas cubren las tareas de diseño gráfico (invitaciones, pósters), decoración y montaje, asegurando una estética acorde.

● Colocación de Nombres: 2 personas pueden manejar las tarjetas de nombres y distribuirlas en las mesas.

● Recepción: 4 personas son necesarias para recibir a los invitados y guiarlos adecuadamente.

● Compras: 3 personas pueden realizar las compras dividiéndose en alimentos, bebidas y utensilios.

● Cubiertos y Vajilla: 3 personas se encargan de la logística relacionada con los cubiertos y vajilla desechable.

● Alimentos y Bebidas: 3 personas se encargan de organizar y supervisar las estaciones de comida y bebida.

● Profilaxis y Contingencia: 2 personas son suficientes para prever y resolver posibles problemas o emergencias durante el evento.

Mi participación en el brunch

Durante la  realización del brunch me encargué de la recepción. Supervisé la entrada de los miembros del personal y de los invitados utilizando los protocolos correspondientes. Junto con mis compañeros de recepción, guiamos a cada invitado hacía su silla, esperamos hasta que cada uno estuviera en su puesto correspondiente. Una vez que todos estuvieron  cómodos,  procedimos a tomar asiento. Escuchamos  las palabras dichas por el grupo expositor, las indicaciones y opiniones de la profesora. Posteriormente acompañamos a  nuestros invitados al brindis ofrecido por los compañeros encargados del mismo.