Brunch: Project Management (Semi-dirección de Operaciones)

Una de las primeras actividades que realizamos como grupo fue la de crear consenso, y para ello arranqué creando una encuesta, cuyo reporte comparto a continuación:

Informe para el Evento de Brunch de la Clase de Protocolo y Etiqueta en Farmacia de Carlos Lopez

Después de realizado esto, partí a crear una solución para la distribución de la fuerza de trabajo, donde la mejor opción de distribución me parecía la siguiente:

1. Project Management (1 persona)
   Responsable: El Project Manager supervisará el avance de todos los equipos y coordinará cualquier ajuste necesario.

   • Tareas:
     • Supervisar asignación de tareas.
     • Coordinar tiempos y entregas.
     • Revisar progresos y ajustar actividades según necesidades.
     • Estar disponible durante todo el evento.

2. Organización de Mesas y Sillas (5 personas)
   Descripción: Encargados de la disposición y organización del mobiliario en el salón.

   • Subtareas:
     • Diseñar plano del salón.
     • Montaje inicial de mesas y sillas.
     • Supervisión de disposición.
     • Revisión y ajustes finales antes del evento.

3. Creatividad (5 personas)
   Descripción: Responsable de la creación del diseño de invitaciones, posters, videos y decoración del salón.

   • Subtareas:
     • Diseñar invitaciones y póster.
     • Crear un video de presentación sencillo.
     • Comprar y montar decoración.
     • Supervisar la estética final.

4. Colocación de Nombres (2 personas)
   Descripción: Encargados de diseñar, imprimir y distribuir las tarjetas con los nombres de los asistentes en las mesas.

   • Subtareas:
     • Diseñar y personalizar tarjetas.
     • Imprimir, recortar y distribuir en las mesas.

5. Recepción (4 personas)
   Descripción: Encargados de recibir a los invitados, guiarlos a sus mesas y asegurarse de que todo fluya durante el evento.

   • Subtareas:
     • Organizar y recibir a los invitados.
     • Guiar a los asistentes a sus mesas.
     • Estar disponibles para responder preguntas y ayudar.

6. Compras (3 personas)
   Descripción: Se encargan de comprar todos los alimentos, bebidas, cubiertos y materiales necesarios para el evento.

   • Subtareas:
     • Crear lista de compras.
     • Dividirse para comprar alimentos, bebidas y cubiertos.
     • Asegurar que todo lo comprado esté en el lugar adecuado.

7. Cubiertos y Vajilla (3 personas)
   Descripción: Responsable de la revisión, conteo y distribución de los cubiertos en cada mesa.

   • Subtareas:
     • Revisar el inventario de cubiertos.
     • Contar y organizar los utensilios para cada mesa.
     • Colocar los cubiertos en las mesas asignadas.

8. Equipo de Alimentos y Bebidas (3 personas)
   Descripción: Encargados de organizar y preparar las estaciones de comida y bebida para el evento.

   • Subtareas:
     • Montaje de estaciones de comida y bebida.
     • Supervisar que las comidas estén listas y bien presentadas.
     • Repartir las bebidas durante el evento.

9. Perfilaxis y Contingencia (2 personas)
   Descripción: Encargados de prever y resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el evento.

   • Subtareas:
     • Preparar kits de emergencia.
     • Identificar posibles contingencias.
     • Estar disponibles para resolver problemas en el momento.

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Distribución Equilibrada por Equipo

Equipo	Número de Personas
Project Management	1
Organización de Mesas y Sillas	5
Creatividad	5
Colocación de Nombres	2
Recepción	4
Compras	3
Cubiertos y Vajilla	3
Alimentos y Bebidas	3
Profilaxis y Contingencia	2
Total	28

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Ajustes Razonables:

• Project Management: 1 persona es suficiente para supervisar todo el proceso, ya que puede coordinar y revisar los avances sin estar sobrecargado.
• Organización de Mesas y Sillas: 5 personas se ocupan del montaje físico y la disposición de mesas y sillas, lo cual requiere tiempo y coordinación.
• Creatividad: 5 personas cubren las tareas de diseño gráfico (invitaciones, pósters), decoración y montaje, asegurando una estética acorde.
• Colocación de Nombres: 2 personas pueden manejar las tarjetas de nombres y distribuirlas en las mesas.
• Recepción: 4 personas son necesarias para recibir a los invitados y guiarlos adecuadamente.
• Compras: 3 personas pueden realizar las compras dividiéndose en alimentos, bebidas y utensilios.
• Cubiertos y Vajilla: 3 personas se encargan de la logística relacionada con los cubiertos y vajilla desechable.
• Alimentos y Bebidas: 3 personas se encargan de organizar y supervisar las estaciones de comida y bebida.
• Profilaxis y Contingencia: 2 personas son suficientes para prever y resolver posibles problemas o emergencias durante el evento.

Al llegar a este punto, las comunicaciones en el grupo estaban siendo inefectivas y decidí terminar creando una lista de actividades por grupo que listo a continuación:

Distribución de Actividades por Grupos de Carlos Lopez

Paralelamente, creé una estructura sencilla para manejo interno con los movimientos que, por cada equipo, tendríamos que encontrar:

Brunch – Control Interno de Carlos Lopez

El color rojo implicaba trabajo de todos los equipo sin excusas.

El color amarillo implicaba el trabajo de cada equipo, manteniéndonos alerta ante cualquier eventualidad.

El color verde implicaba disfrutar del brunch y desconectarnos temporalmente del trabajo.

Entre las últimas actividades que hice fue la elaboración de un guión para el/la maestro/a de ceremonia:

Esta actividad fue bastante complicada de mi lado ya que no conocía prácticamente a nadie y hacía falta una estructura, el tiempo apremiaba y tomé la iniciativa de gestionar la parte operativa, al menos darle una forma, y de esa manera asegurarme que todos pudiéramos contribuir al mismo tiempo que disfrutáramos del tiempo para el brunch. 

En nuestra programación lo único que no salió fueron las palabras finales, pero la Maestra de Ceremonias estaba atenta y le hice saber que no procediera, pues la profesora tomaría la iniciativa y concluiría por su lado.

Algunas herramientas que traté de incorporar fue la de un software de Project Management para trabajar con los líderes de cada comité, pero esta propuesta fracasó rotundamente y conservamos las comunicaciones de manera grupal por WhatsApp.